Tecniche di negoziazione del tempo: 6 regole per realizzare i tuoi obiettivi 12 Gennaio 2023

a cura di Cristina Coppellotti - - Responsabile della Formazione, Sviluppo di Carriera, Diversity & Inclusion @Piano C

articolo aggiornato novembre 2025

Tecniche di negoziazione del tempo: come riprendere il controllo delle tue giornate

Il tempo è una risorsa preziosissima e necessaria: sia quando ci troviamo a riprogettare la nostra vita, sia per fare un check e capire a che punto siamo e, soprattutto, se siamo sulla strada giusta. Per questo dobbiamo imparare a negoziare, anche e soprattutto in famiglia, per ottenerne a sufficienza.

Negoziare il tempo non significa “rubarlo” a qualcuno, ma ridistribuirlo in modo equo, sostenibile e consapevole. Ecco perché abbiamo raccolto le 6 tecniche di negoziazione del tempo da applicare subito per alleggerire il carico mentale e ritrovare equilibrio.

Se senti che stai perdendo il controllo del tuo tempo e hai bisogno di una guida esperta, scopri le consulenze di Piano C: lavoriamo insieme per alleggerire il carico mentale e gestire meglio la tua vita professionale.

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Le 6 regole per negoziare il tuo tempo in modo efficace

Tecnica 1 – Definisci ciò che è “non negoziabile”

La prima regola della negoziazione è la preparazione.
Si dice che più dell’80% di una negoziazione si decida molto prima di incontrarsi con le altre parti.
Ma su cosa dobbiamo prepararci?

Fondamentalmente, prima di sederci al tavolo negoziale chiediti:

• Qual è il mio obiettivo ideale? Se avessi una bacchetta magica, quante ore a settimana mi servirebbero per lavorare al mio progetto, con tutte le sue declinazioni e sfaccettature?

• Qual è il mio obiettivo minimo sotto il quale non posso – o non voglio – scendere?

• Qual è la mia BATNA? La Best Alternative To a Negotiated Agreement, ovvero il piano B se non raggiungo l’accordo.

Rendere chiari, prima di tutto a te stessa, questi punti ti permette di arrivare alla negoziazione con lucidità e sicurezza.

Tecnica 2: Stabilisci confini chiari senza sentirti in colpa

Un errore frequente è presumere cosa pensano o vogliono gli altri. Invece, la negoziazione efficace parte dall’ascolto attivo.

Chiedi, esplora, osserva:

• Qual è la loro disponibilità reale?
• Di cosa hanno bisogno?
• Quali sono i loro vincoli?

Ascoltare realmente l’altra parte — che sia il partner, un familiare, il team o il/la responsabile — ti permette di fissare confini chiari senza entrare in una dinamica di giustificazione o sensi di colpa.

Questa tecnica ci mette in guardia su un errore che potremmo fare durante la fase di negoziazione: non dobbiamo dare nulla per scontato, non dobbiamo presumere tutto ciò che riguarda le persone con cui vogliamo negoziare.

Può essere utile porre domande, ricordandoci di concentrarci su quello che l’altra parte ci sta dicendo più che sulla nostra prossima domanda da porre.

Tecnica 3: Negozia con assertività (anche al lavoro!)

Dopo aver ascoltato, è il momento di parlare. L’assertività è la chiave: significa esprimere il tuo punto di vista con chiarezza, rispetto e calma, senza sminuirti né sovrastare l’altro.

Può esserti utile:

• riformulare ciò che hai ascoltato, per dimostrare comprensione, per verificare di avere capito e anche per dimostrare di rispettare e prendere in considerazione il punto di vista altrui anche se non si è necessariamente d’accordo.
  
• esprimere le tue esigenze con “messaggi in prima persona” Ho bisogno di…

In contesti professionali, l’assertività è particolarmente importante: ti aiuta a negoziare orari flessibili, riorganizzazioni, priorità e carichi di lavoro.

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Tecnica 4: Impara a chiedere supporto e delegare

La negoziazione del tempo non è una partita a somma zero. È un processo collaborativo, dove si lavora per trovare soluzioni che soddisfino gli interessi di tutte le persone coinvolte, non solo le posizioni iniziali.

Per farlo, è essenziale:

• vedere anche ciò che non abbiamo in comune
• riconoscere bisogni diversi
• essere aperte a soluzioni creative

Ecco che bisogna allenarsi a lavorare per obiettivi comuni, tenendo in considerazione e rispettando gli interessi di entrambe le parti: la negoziazione del tempo è un problem solving collaborativo il cui focus sono gli interessi delle persone coinvolte, e non le loro posizioni.

Questo però non vuol dire che il focus della nostra discussione debba essere solo ciò che noi e i nostri interlocutori abbiamo in comune: anzi! Quanto più riusciamo a ampliare lo sguardo, quanto più riusciamo a vedere ciò che ci rende diversi, i differenti bisogni e i desideri che ci animano, quanto più sarà possibile trovare soluzioni creative che possano al contempo soddisfare i bisogni di tutte le parti coinvolte.

Più si amplia lo sguardo, più diventano possibili accordi che migliorano la vita di tutti.

Tecnica 5: Usa dati e fatti quando proponi un cambiamento

Per trovare accordi concreti, ricordati di focalizzarti sugli interessi, non sulle persone o sulle posizioni. Le posizioni sono piuttosto evidenti mentre gli interessi vanno trovati, fatti emergere. Dobbiamo quindi portare alla luce:

• bisogni
• preoccupazioni
• timori
• desideri

Rendere espliciti questi elementi facilita soluzioni solide e sostenibili: più chiarezza c’è, più la negoziazione diventa efficace.

Farli venire a galla, esplicitarli ci permette di costruire collaborativamente delle soluzioni che garantiscano una soddisfazione da entrambe le parti.

Allarga la torta!

Dopo esserci preparate sui nostri interessi dobbiamo quindi far luce chiaramente su quelli dell’altra persona. Solo così, mediante un conseguente brainstorming, saremo in grado di stringere un accordo che vada oltre le posizioni, che le superi. Il segreto di una negoziazione del tempo ben riuscita, come dicono nel gergo, è “allargare la torta” cioè intraprendere, durante una negoziazione, una ricerca creativa di valore giocando sulla differenza di preferenze, prima di procedere automaticamente a dividerla, come si fa quando si scende a compromessi!

• Qual è il tempo “sacro” per me e il mio progetto?
• Qual è il tempo “sacro” per mio compagno/a? E per i miei figli?
• Quali sono i momenti della giornata? Quali le attività? E di che durata? E con che frequenza?
• E quali sono i desideri e i bisogni di un datore di lavoro, quando dice di non poter concedere maggior flessibilità? E le sue paure?

Sviscerare questi aspetti può aiutarci a ipotizzare in modo creativo differenti opzioni e strade da percorrere.

#6 Attenzione alle concessioni

Il sesto e ultimo punto è importantissimo: ci invita a evitare le concessioni gratuite.

In alcune circostanze ci verrà spontaneo o ci sembrerà giusto “andare incontro” all’altra parte negoziale, rinunciando spontaneamente a quella che sarebbe il nostro interesse. A volte può avere senso, se la cosa non ci costa troppo, o se riteniamo che il contesto lo richieda, o addirittura se pensiamo di trarne un obiettivo a medio/lungo termine.

L’importante, però, è che se si decide di fare una concessione gratuita, va data ad essa valore, precisando che è una tantum e ad personam, valida quindi qui e ora e che plausibilmente non accadrà nuovamente.

Le regole sono due:

1. Concedi solo ciò che puoi permetterti senza sacrificarti.
   
2. Dai valore a ogni concessione.
   
   Spiega che si tratta di un’eccezione, valida qui e ora, e non di un nuovo standard. Questo evita che gli altri inizino a considerare naturale ciò che era nato come un favore.

Posso ad esempio decidere di rinunciare a un’ora che volevo dedicare al mio progetto professionale per portare mio figlio a nuoto, attività che solitamente si prende in carico mio marito, se lui ne ha necessità.

L’importante è sottolineare che si tratta di una scelta che decido di fare ora e non automatica.
Una scelta che posso fare ora perché so di aver lavorato bene e tanto prima ma che non è detto si ripeta in futuro nelle medesime condizioni.

È ora: prenditi il tuo tempo

Ogni inizio anno porta con sé energia nuova e buoni propositi, ma senza una gestione consapevole del tempo rischiano di svanire rapidamente.

La negoziazione del tempo è una competenza professionale indispensabile da portare con te nel 2026, in un contesto in cui:

• si lavora sempre più in modalità ibrida
• le aspettative sono alte su ogni fronte
• il carico mentale, soprattutto sulle donne, rimane elevato
• la produttività si misura a obiettivi, non a ore

Per questo è fondamentale pianificare e negoziare, non solo con te stessa, ma con chi condivide i tuoi spazi di vita e lavoro.

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Gennaio è il tempo dei nuovi inizi, approfitta della sua energia propositiva per organizzare al meglio il tuo tempo. Il segreto per non abbandonare la lista dei buoni propositi consiste nell’avere degli obiettivi che siano realistici e misurabili.

La negoziazione del tempo è quindi uno degli aspetti fondamentali che devi mettere in atto per poterti organizzare al meglio e diventare operativa sui tuoi obiettivi. Pianifica, imposta le ore che vuoi dedicare a quel determinato obiettivo e… negoziale, ma non con te stessa!

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